Кейс. Рутинная работа менеджера по продажам
Анна — менеджер по продажам в компании, занимающейся ремонтом бытовой техники. Каждый рабочий день она начинает с одних и тех же действий:
- Открывает CRM-систему и вручную проверяет, поступили ли новые заявки с сайта, из мессенджеров, с рекламных объявлений и справочных сервисов.
- Копирует контактные данные клиентов в Excel для последующего отчета перед руководством.
- Рассылает стандартные письма с описанием услуг и цен.
- Делает обзвон по заявкам, поступившим накануне вечером или ночью.
- Пишет сообщения в мессенджеры
- Обновляет статусы клиентов в системе, вручную ставит задачи для мастеров.
Реклама компании работает круглосуточно, и заявки приходят в любое время суток — в 10 утра, в полночь, в четыре утра.
Однако Анна начинает с ними работать только с началом своего рабочего дня и заканчивает без задержек.
В результате уже с утра она часто слышит от потенциальных клиентов:
— «Я уже нашёл мастера» — «Ой, я вчера оставлял заявку... уже не актуально» — «Кто вы? Я ничего не заказывал»
Такие ответы — это прямые финансовые потери компании.
Подсчёт затрат и потерь
Анна обрабатывает в среднем 20–25 заявок в день. На каждую уходит минут 10-20: проверка, копирование,сообщение, звонок, постановку задач, внесение в календарь. Таким образом, ежедневная рутина занимает около 5-6 часов. Практически больше половины рабочего дня Анна тратит на действия, которые можно и нужно автоматизировать.
Если учесть, что час работы Анны обходится компании в 25 долларов в час, то: — 5 часов в день × 25 долларов/час = 125 долларов в день — Примерно 2 500 долларов в месяц — только на действия, которые можно автоматизировать.
Но это не самая большая проблема. Давайте считать упущенные возможности.
Среди всех обращений ежедневно как минимум трое потенциальных клиентов уходят к конкурентам просто потому, что не получили ответа вовремя.
С учётом того, что каждая успешная сделка приносит компании около 500 долларов чистой прибыли, упущенные возможности составляют: — 3 клиента × 500 долларов = 1 500 долларов в день — 30 000 долларов в месяц
Подставьте данные цифры в свою компанию, и вы увидите, что даже в небольшой фирме потери могут достигать десятков тысяч долларов в месяц.
Вывод. Компания ежедневно теряет не только время квалифицированного сотрудника, но и десятки тысяч долларов потенциальной прибыли из-за отсутствия автоматизации процессов.
Возможное решение: как может помочь автоматизация
Решение подобных проблем не требует многомиллионных вложений или разработки с нуля. Достаточно внедрить простые механизмы, которые позволят без программирования связывать между собой различные сервисы и автоматизировать рутину.
Что можно автоматизировать в случае Анны:
Автоматические автоответы: сразу после поступления заявки система отправляет клиенту сообщение с уточняющими вопросами, используя ИИ для распознавания сути запроса и выявления потребностей.
Сбор дополнительной информации: клиенту предлагается выбрать вид услуги, загрузить фото проблемы, указать адрес и предпочитаемое время визита.
Бронирование времени: автоматически отправляется ссылка на выбор удобного времени в календаре — это снижает количество отказов и уменьшает нагрузку на менеджера.
Обсуждение условий и цен: в переписке клиенту заранее объясняются условия, возможная стоимость и порядок проведения работ.
Выставление счёта: если предполагается предоплата, система автоматически генерирует и отправляет счёт — клиент может сразу оплатить онлайн.
Поддержание интереса клиента: главное — клиент не остаётся без внимания. Даже если менеджер ещё не приступил к обработке, автоматизация создаёт ощущение вовлечённости и профессионализма.
Даже частичная реализация такого сценария позволяет разгрузить сотрудников, снизить потери, повысить конверсию и оставить у клиента ощущение заботы с первых минут после заявки.