Возможные автоматические действия

Когда мы понимаем, какие события происходят в компании, следующий логичный шаг — определить, что именно можно сделать в ответ на эти события. Это и есть суть автоматизации: не просто фиксировать, что произошло, а запускать полезные действия — быстро, точно и без участия человека.

Автоматические действия могут быть самыми разными: от простого уведомления до сложной цепочки обработки данных. Ниже — примеры таких действий, которые можно использовать в реальных сценариях.

Примеры автоматических действий

1. Отправка сообщений

  • Написать в Telegram-чат (менеджеру, клиенту, группе)
  • Отправить сообщение в WhatsApp
  • Отправить письмо на email — с ответом, напоминанием или документом
  • Написать в Slack, Discord или другой корпоративный чат
  • Ответить клиенту в Facebook Messenger, Instagram
  • Отправить SMS (например, с кодом, напоминанием или статусом)

2. Создание и обновление данных

  • Создать или обновить карточку клиента в CRM
  • Добавить новую строку в Google Таблицу или Airtable
  • Заполнить данные в Notion или ClickUp
  • Создать заказ, задачу, сделку или документ в другой системе
  • Обновить статус сделки, задачи или клиента
  • Добавить комментарий к задаче или заказу

3. Постановка задач и напоминания

  • Создать задачу для сотрудника в Trello, Asana, ClickUp и т.д.
  • Назначить ответственному звонок или встречу
  • Установить срок выполнения и добавить напоминание
  • Отправить себе или руководителю уведомление, что что-то просрочено

4. Проверка и фильтрация

  • Проверить, есть ли нужная информация (например, email или телефон)
  • Отфильтровать заявки без контакта
  • Проверить, был ли клиент активен в последние 7 дней
  • Определить, есть ли риск проблемы (по тексту, тону, задержке и т.д.)

5. Взаимодействие с другими системами

  • Отправить данные в бухгалтерскую программу (например QuickBooks)
  • Вызвать внешний API (например, для доставки, оплаты, печати и др.)
  • Синхронизировать данные между двумя системами
  • Загрузить или сохранить файл в облако (Google Drive, Dropbox и др.)
  • Обновить отчёт или пересчитать показатели
  • Записать событие в лог или в отчётную таблицу

6. Эскалация и реакции на сбои

  • Сообщить руководителю или супервайзеру при проблеме
  • Уведомить IT-команду о технической ошибке
  • Запустить резервный сценарий (если что-то не сработало)
  • Зафиксировать ошибку и отправить ссылку на её разбор

Эти действия можно комбинировать в любые цепочки: от простого напоминания до сложного многошагового бизнес-процесса. Главное — задать логику: когда и при каком событии запускать, что именно делать и кому сообщать.

Важно: действия могут запускаться не только в ответ на событие, но и по расписанию. Например:

  • Каждый день в полночь — формировать отчёт
  • Каждые 15 минут — проверять новые заказы
  • Раз в час — отправлять напоминания
  • По понедельникам в 9:00 — запускать планировщик задач

Не универсальные, а адаптированные сценарии

Автоматизация должна быть не общей, а встроенной в контекст бизнеса.

Универсальные шаблоны малоэффективны.

Нужно строить адаптированные под деятельность вашей компании сценарии: учитывать структуру отдела, тип клиентов, особенности сервиса, язык общения, длительность сделок, внутренние процессы.

Мы научимся создавать такие цепочки из узлов: каждый узел — это отдельное действие, условие или обработка данных. Эти узлы можно соединять как конструктор — и получать рабочий бизнес-процесс, который будет выполняться автоматически и без сбоев.

Пример: как автоматизация подстраивается под бизнес — студия оформления цветами

Компания занимается украшением свадеб, праздников и корпоративных мероприятий. В звонках клиенты часто уточняют бюджет, формат, сроки, и просят совет. Важно, чтобы менеджеры общались внимательно, вежливо и не упускали детали.

Вот как можно настроить автоматическую проверку:

  1. После разговора с клиентом система расшифровывает диалог разговора в текст

  2. Текст передаётся в ИИ с таким запросом (промптом):

    Проверь, соблюдены ли ключевые правила общения:
    — менеджер представился
    — уточнил дату, формат и бюджет мероприятия
    — предложил подходящий вариант оформления
    — ответил вежливо, без спешки или раздражения
    — договорился о следующем шаге Если есть нарушения, кратко опиши их в двух-трёх предложениях.

  3. Если ИИ находит отклонения, менеджеру или руководителю приходит сообщение в Telegram через несколько минут после звонка:

🔔 Проверка звонка с клиентом (12:42)

Обнаружены отклонения:

  • Менеджер не уточнил бюджет на оформление мероприятия
  • Не предложил варианты, а просто спросил, что клиент хочет
  • Просто попросил перезвонить позже, не обозначив следующий шаг

Рекомендуется прослушать звонок и дать обратную связь.